Een Belgisch btw-nummer controleren, vóór je betaalt

Het Belgische btw-nummer is het ondernemingsnummer met "BE" ervoor: tien cijfers die met 0 of 1 beginnen, meestal gedrukt als BE 0123.456.789. De punten en spaties zijn decoratie — de tien cijfers zijn het nummer, en het formulier hierboven aanvaardt elke gangbare schrijfwijze.

Je vindt het op de offerte, op de factuur, in de e-mailhandtekening van het bedrijf en vaak onderaan zijn website. Een Belgisch bedrijf moet zijn ondernemingsnummer op elk document vermelden dat het uitgeeft: een offerte zonder nummer is een document om eerst over dat nummer te bevragen.

Op heel oude documenten staat soms een negencijferig btw-nummer. Die werden jaren geleden met een voorloopnul tot tien cijfers uitgebreid; voeg de nul toe en het nummer leest gewoon.

De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) beantwoordt de bestaansvraag: de naam, de rechtsvorm, het adres, de ingeschreven activiteiten, en het statuut — actief, stopgezet, of getroffen door een insolventieprocedure.

VIES, de interface van de Europese Commissie, beantwoordt een engere vraag: is dit nummer, vandaag, actief voor de btw? Het antwoord komt live en is gedateerd, en het zegt niets over gezondheid, kwaliteit of omvang.

De twee antwoorden staan los van elkaar. Een volkomen regelmatig bedrijf kan in de KBO bestaan zonder actief btw-nummer — de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen is de gebruikelijke reden — en een degelijke controle leest beide registers, wat het formulier op deze pagina doet.

De controle toont wat elk register zei, regel per regel, met de bron en de datum van lezing. De kop is een telling van geslaagde controles en signalen — nooit een score, nooit het woord "veilig": een register legt feiten vast, en een oordeel is er geen.

Een "geldig" van VIES betekent dat het nummer actief was voor de btw op de dag van de vraag. Het betekent niet dat de factuur klopt, dat de prijs redelijk is of dat het bedrijf solvabel is — dat staat in andere registers en andere documenten, en een deel staat nergens publiek.

Voor een natuurlijke persoon — en de meeste Belgische bouwbedrijven zijn dat — is de registerinschrijving een persoonsgegeven, en Domara beantwoordt die opzoekingen momenteel met een uitleg in plaats van een rapport. De controlepagina zegt dat in duidelijke woorden wanneer het gebeurt: het is een juridische grens, geen ontbrekend bedrijf.

Een bedrijf dat btw aanrekent moet een geldig btw-nummer hebben en het op de factuur vermelden. Een btw-bedrag onder een nummer dat VIES niet herkent, is een factuur om te laten corrigeren vóór betaling, wat de verklaring ook blijkt te zijn.

Een factuur zonder btw is op zich niet abnormaal: een bedrijf onder de vrijstellingsregeling factureert zonder btw en vermeldt dat op het document. Wat telt, is dat het document en het register hetzelfde verhaal vertellen.

Voor renovatiewerk aan een privéwoning is het tarief een vraag apart — 6% onder de voorwaarden van de FOD Financiën voor een woning van minstens tien jaar oud, anders 21% — en sinds 2022 is het de aannemer die het verlaagde tarief op de factuur zelf verantwoordt.