Een ongeldig btw-nummer: wat dat betekent, en wat het niet betekent

VIES is een interface van de Europese Commissie die rechtstreeks de databank bevraagt van de belastingadministratie van het land dat het nummer heeft toegekend. Voor België is het de FOD Financiën die antwoordt.

De gestelde vraag is nauw: is dit nummer vandaag een geldig btw-nummer voor intracommunautaire handelingen? Het is geen vraag over de financiële gezondheid, noch over de kwaliteit, noch zelfs over het bestaan van het bedrijf — een volkomen actief bedrijf kan geen geldig nummer hebben in de zin van VIES.

Het antwoord geldt voor het ogenblik waarop het is gevraagd. Daarom houdt een ernstige controle de datum bij: een nummer dat in maart geldig was en in september geschrapt is, is beide geweest, en alleen de datum laat weten welk van beide antwoorden u in handen hebt.

De meest banale, en met voorsprong, is de invoerfout: een omgekeerd cijfer, het voorvoegsel "BE" dat ontbreekt, of een oud nummer van negen cijfers in plaats van de tien van vandaag. Dat gaat u na vóór elke andere hypothese.

Vervolgens is er het bedrijf dat niet btw-plichtig is, of dat het onder een bijzondere regeling is. De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, onder de omzetdrempel die de FOD Financiën vastlegt, is daarvan het meest voorkomende geval: het bedrijf bestaat, het is in orde, het rekent geen btw aan, en het vermeldt dat op zijn factuur.

Ten slotte kan een nummer geschrapt zijn — stopzetting van de activiteit, ambtshalve schrapping door de administratie. Dat is de minst frequente oorzaak en de enige die uitleg verdient voor u betaalt.

Een bedrijf dat btw aanrekent moet een geldig btw-nummer hebben en dat op de factuur vermelden. Een factuur die een btw-bedrag vermeldt onder een nummer dat er geen is, is een factuur die u laat verbeteren voor u betaalt, om welke reden dan ook.

Omgekeerd is een factuur zonder btw niet abnormaal. Een bedrijf onder de vrijstellingsregeling factureert zonder btw en vermeldt dat; en tussen professionals wordt de belasting in de bouw vaak verlegd naar de btw-plichtige klant — de verlegging van heffing naar de medecontractant, die een regel is en geen onregelmatigheid.

Voor een particulier is de praktische vraag eerder die van het tarief: 6 % voor werken in een private woning van minstens tien jaar oud die aan de voorwaarden van de FOD Financiën voldoet, 21 % in de andere gevallen. Sinds 2022 is het de aannemer die het verlaagde tarief op de factuur zelf moet verantwoorden.

Het bewijst geen fraude. De drie oorzaken hierboven zijn alle drie waarschijnlijker dan de vierde, en een bedrijf is geenszins verplicht btw-plichtig te zijn om wettelijk te werken.

Het bewijst evenmin dat het bedrijf niet bestaat: het bestaan leest u in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), onder het ondernemingsnummer, en de twee registers beantwoorden twee verschillende vragen.

Wat het wel rechtvaardigt, is een vraag die u stelt voor u betaalt. Domara toont het antwoord van VIES met zijn datum en zijn bron, en trekt daaruit geen enkel besluit over het bedrijf: een dienst die zou afleiden "ongeldig, dus verdacht" zou zich meestal vergissen, ten koste van een bij naam genoemde persoon.